Master and metadata management
Što znači upravljanje matičnim i meta podacima?
Što su to matični podaci?
Matični podaci su središnji izvor informacija neke organizacije. Sve komponente poslovanja organizacije trebaju imati pristup tim podacima. Za većinu transakcija, bilo kojeg tipa, organizacija koristi podatke iz pojedinih zapisa matičnih podataka i on pružaju kontekst za poslovne transakcije i analizu. Matični podaci su osnova za rad s bilo kojim informacijskim sustavom, dakle to su osnovni podaci koji su sustavu potrebni da bi se s njim operativno moglo raditi. Matični podaci jedne proizvodne organizacije sadrže detaljne podatke o svim vrstama materijala (sirovine, poluproizvodi, rezervni dijelovi, gotovi proizvodi itd.), o svim partnerima poduzeća (kupcima, dobavljačima, suradnicima, zaposlenicima), podatke o prodajnom asortimanu poduzeća, njegovim cjenicima, osnovnim sredstvima, podatke o organizaciji poduzeća i uspostavljenim organizacijskim jedinicama, podatke o teritorijalnoj strukturi koja je povezana s partnerima, podatke o bankama, podatke o obračunskim veličinama koje utječu na razne obračun plaće, te kontaktima poduzeća. Matični podaci trebaju predstavljati mjerodavne, najtočnije dostupne podatke o ključnim poslovnim subjektima i master podaci se koriste s punim povjerenjem. Poslovna pravila obično diktiraju format i raspone vrijednosti matičnih podataka.
Što su to meta podaci?
Najčešća definicija meta podataka, “podaci o podacima”, zavaravajuće je jednostavna. Vrsta informacije koje se mogu klasificirati kao meta podaci su širokog raspona. Meta podaci uključuju informacije o tehničkim i poslovnim procesima, podatkovna pravila i ograničenja te logičke i fizičke strukture podataka. Meta podaci opisuju same podatke (npr. baze podataka, elemente podataka, modele podataka), koncepte koje podaci predstavljaju (npr. poslovni procesi, aplikacijski sustavi, softverski kod, tehnološka infrastruktura) i veze (odnosi) između podataka i pojmova. Meta podaci pomažu organizaciji razumjeti svoje podatke i svoje sustave.
Da bi razumjeli vitalnu ulogu meta podataka u upravljanju podacima, zamislite veliku knjižnicu sa stotinama tisuća knjiga i časopisa, ali ne i katalog sve te knjižne građe. Bez kataloga čitatelji možda ne znaju ni kako započeti tražeći određenu knjigu ili čak određenu temu. Katalog ne pruža samo ono što je nužno potrebno (informacije koje knjige i građu knjižnica posjeduje i gdje se nalaze na policama), katalog također omogućuje posjetiteljima da pronađu materijale koristeći različita polazišta (kriterije pretraživanja, kao što je predmetno područje, autor ili naslov). Bez kataloga, pronalaženje konkretne knjige bila bi teška, ako ne i nemoguća misija. Organizacija bez meta podataka je poput knjižnice bez katalog knjižne građe kojom knjižnica raspolaže.
Upravljanje podacima
Upravljanje podacima uključuje ljude, procese i tehnologije potrebne da bi se rukovalo i zaštitilo podatke, a čija je svrha učiniti podatke kojima organizacija raspolaže razumljivim, točnim, potpunim, pouzdanim i sigurnim za daljnju upotrebu. Cilj upravljanja podacima je odrediti metode i preoblikovati organizacije tako da one imaju jasne odgovornosti i procese kojima standardiziraju, integriraju, štite i pohranjuju svoje podatke.
Programi upravljanja podacima utječu na strateške, taktičke i operacijske razine poduzeća. Stoga kako bi se osigurala efikasna organizacija i uporaba podataka u kontekstu jedne organizacije i u skladu sa drugim projektima koji koriste podatke, programi upravljanja podacima moraju biti izvedeni kao tekući procesi koji se ponavljaju neprestano. Svaka organizacija treba kreirati i održavati skup osnovnih ili temeljnih politika kako bi uspješno rukovodila procesima upravljanja podacima. Politike obuhvaćaju poslovna pravila i procese koje poduzeće koristi kao smjernice. Kod upravljanja podacima, nekoliko je politika ključno za učinkovito djelovanje programa. Obično se te temeljne politike upravljanja podacima odnose na strukturu programa za upravljanje podacima i uključuju politike o pristupu podacima, upotrebi podataka te integritetu i integraciji podataka.
Za upravljanje matičnim podacima, kao i za korištenje istih, ključni su Meta podaci. Sve velike organizacije proizvode i koriste mnogo podataka. U cijeloj organizaciji, različiti pojedinci će imati različite razine znanja o podacima, ali nitko neće znati sve o podacima, zato je potrebno uspostaviti sustavno upravljanje podacima. Ove informacije moraju biti dokumentirane ili u suprotnom organizacija riskira da izgubi dragocjeno znanje o samoj sebi. Meta podaci se prepoznaju kao primarno sredstvo za prikupljanje i upravljanje organizacijskim znanjem o podacima. Međutim, potrebno je i upravljanje meta podacima, što nije samo izazov upravljanja znanjem, nego i upravljanja rizicima. Meta podaci su nužni kako bi se osiguralo da organizacija može identificirati privatne ili osjetljive podatke i da može upravljati životnim ciklusom podataka za vlastitu korist i kako bi se ispunili zahtjevi usklađenosti i smanjio rizik izlaganja organizacije u svakom smislu.
Bez pouzdanih meta podataka, organizacija ne zna koje podatke ima, što podaci predstavljaju, gdje se nalaze, od kud potječu, kako se kreće kroz sustave, tko im ima pristup ili što znači da su podaci visoke kvalitete. Bez meta podataka, organizacija ne može upravljati svojim podacima kao imovinom.
Kako se tehnologija razvijala, tako se povećava i brzina generiranja podataka. Standard ISO 11179 omogućava upravljanje i razmjenu matičnih podataka na temelju meta podataka u heterogenom okruženju, na temelju točne definicije podataka. Meta podaci prisutni u XML-u i drugim formatima omogućuju korištenje podataka. Kako sposobnost organizacija za prikupljanje i pohranu podataka raste, uloga meta podataka u upravljanju podacima postaje sve značajnija. Da bude vođena podacima, organizacija mora biti vođena meta podacima.
Zašto je važno upravljati podacima?
Podaci su okosnica gotovo svakog poslovanja, bilo ono malo, srednje ili veliko, a brzina njihovog generiranja je mnogo puta veća nego što je bila u prošlosti. Zato se mora posvetiti najviši prioritet upravljanju podacima kako bi se postigli željeni poslovni ciljevi. Upravljanje i administriranje matičnim podacima jedan je od središnjih zadataka svake organizacije. Na njemu prolazi ili pada ukupno poslovanje svakog poduzeća. Kvaliteta, točnost i ažurnost matičnih podataka je toliko bitna da je to teško dovoljno naglasiti. Međutim, često se ne pridaje dovoljno pažnje matičnim podacima. O matičnim podacima se počinje razmišljati tek kada situacija tako loša da je ugroženo redovno poslovanje poduzeća. Na teži način to osjete i poduzeća koja prelaze s jednog informacijskog sustava na drugi. Tada je potrebno matične podatke iz starog sustava prebaciti u novi, pa su to na neki način prilike da se matični podaci srede.
Upravljanje podacima organizacijama donosi mnoge prednosti kao što su :
- konzistentni te ujednačeni podaci i procesi širom cijele organizacije su obavezan preduvjet za bolji i pouzdaniji sustav donošenja odluka;
- povećanje skalabilnosti IT-a na tehničkoj, poslovnoj i organizacijskoj razini putem jasnih pravila za mijenjanje procesa i podataka;
- bolje donošenje odluka – jedna od ključnih prednosti koja se odnosi na proces donošenja odluka kao i na kvalitetu samih odluka, odluke su donesene na temelju pravih podataka što osigurava točnost i ispravnost;
- središnji kontrolni procesi omogućuju optimizaciju troškova;
- poboljšana efikasnost ponovnim korištenjem procesa i podataka;
- veća pouzdanost u podatke;
- ispunjavanje zakonskih regulativa;
- zajamčena sigurnost unutarnjih i vanjskih podataka;
- povećana efikasnost procesa;
- jasna i jednostavna komunikacija;
- povećani prihodi – sve prethodno navedene prednosti pomažu organizacijama u donošenju boljih, bržih i sigurnijih odluka što znači da se broj skupih pogrešaka smanjuje;
Kako Vam ZIH može pomoći?
ZIH u svom radu na DM&G projektima koristi vodeće svjetsko znanje u ovom području, primjenjuje relevantne metode i alate, te nudi slijedeće konzultantske usluge:
Konzultantske usluge:
- Uspostava vodećeg okvira (Frameworks) za uspostavu DM&G
- Definiranje strategije i prioriteta razvoja DM&G sustava
- Određivanje politike i ciljeva DM&G sustava
- Određivanje organizacije i odgovornosti za DM&G sustav
- Izrada programa implementacije DM&G sustava
Edukacije iz navedenog područja:
You may also be interested in these services and trainings:
Zašto ZIH?
ZIH ima značajno iskustvo u pripremi i izvođenju DM&G projekata, procjeni zrelosti poslovnih subjekata u području upravljanja podacima, definiranju strategija i politika za upravljanje podacima te izradu programa i akcijskih planova implementacije DM&G sustava te edukacija krajnjih korisnika podatkovnih sustava (DWH – skladišta podataka i korištenja alata iz područja poslovne inteligencije te sustava odlučivanja temeljenih na podacima).
