Upravljanje dokumentacijom i sadržajem
Ukoliko stalno imate problem s pretraživanjem dokumenata, arhive, ili ne znate koji dokument je zadnja verzija, sustav upravljanja dokumentacijom idealno je rješenje za vas!
Mnoge organizacije žele pojednostaviti poslovne procese automatiziranjem upravljanja poslovnim informacijama, ali broj upravljačkih rješenja često može biti zbunjujući, pogotovo kada granice između rješenja nisu dobro definirane.
Sustav za upravljanje dokumentacijom (DMS – Document Management System) je skup računalnih programa koji se koriste za skladištenje elektroničkih dokumenata i skeniranih dokumenata, kao i za praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus. DMS služi za skeniranje, upravljanje i arhiviranje papirnih i elektroničkih dokumenata, a može se tumačiti i kao set standardnih postupaka za:
- kontrolu kreiranja i odobravanja dokumenata,
- praćenje verzioniranja dokumenata,
- upravljanje skladištem dokumenata iz kojeg se lako mogu pretraživati dokumenti,
- osiguranje sigurnosti dokumenata i sprječavanjeu neautoriziranog pristupa dokumentima,
- arhiviranje dokumenata, kao i brisanje starih dokumenata koje više nije potrebno čuvati.
Sustav za upravljanje sadržajem (CMS – Content Management System) omogućuje brzo i jednostavno uređenje web-stranice. CMS sustavom može se uređivati sadržaj u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg mjesta, potreban je samo pristup Internetu. Upravljanje ovim sustavom ne zahtijeva znanje iz programiranja, nego se sve radi na temelju predložaka i uputa te su samim time jednostavni za korištenje.
Mogućnosti CMS-a jesu:
- uređivanje sadržaja,
- optimizacija sadržaja,
- umetanje fotografija,
- umetanje linkova.
Izvor: https://www.indiamart.com/proddetail/web-based-document-management-software-2575259130.html
Kako funkcionira sustav za upravljanje dokumentacijom?
Unatoč tome što su različiti u smislu učinkovitosti, jednostavnosti sučelja, razine upotrebljivosti, brojni sustavi upravljanja dokumentima funkcioniraju na sličan način.
Svrha DMS-a je dohvaćanje, sortiranje, pohranjivanje i distribucija dokumenata. Svaka od faza slijedi određeni slijed radnji, ali cijeli sustav funkcionira kao jedinstveni mehanizam. DMS uključuje sljedeće procese:
- snimanje (skeniranje) dokumenata – pretvaranje fizičkih dokumenata u digitalne, organiziranje dokumenata u jednu centraliziranu arhivu. Glavna svrha snimanja dokumenata je omogućiti brzi pristup potrebnim podacima.
- sortiranje dokumenata u skladu s definiranim kriterijima. Sva dokumentacija prolazi klasifikaciju koja se temelji na uvjetima koje dodajemo metapodacima dokumenata (npr. broj narudžbe, vrsta dokumenta, ime dobavljača itd.).
- pohrana dokumenata na centralizirano mjesto,
- dohvaćanje i distribucija dokumenata – pretraživanje po ključnoj riječi ili filtrirano pretraživanje,
- distribucija dokumenata.
Vrste sustava za upravljanje sadržajem
Sustav za upravljanje sadržajem dijeli se na četiri vrste:
- Upravljanje sadržajem na web stranicama (Web Content Managment – WCM) – sustav namijenjen upravljanju sadržajem objavljenim na web stranicama. Dizajniran je s ciljem bolje promidžbe poslovnih subjekata putem web-a.
- Upravljanje poslovnim sadržajem (Enterprise Content Managment – ECM) – predstavlja strategije, metode i alate kojima se identificiraju, upravljaju, pohranjuju, održavaju i isporučuju sadržaji i dokumenti vezani za organizacijske procese. ECM obuhvaća upravljanje informacijama unutar cijele organizacije, bilo da se radi o informacijama u obliku papirnatog dokumenta, elektroničke datoteke, ispisa baze podataka ili email-a.
- Upravljanje digitalnim sredstvima (Digital Asset Managment – DAM) – upravljanje i izmjenjivanje podataka koji nisu u tekstualnom obliku, poput slika, zvukova i videa što omogućava njihovo korištenje na web-u, ali i u drugim medijima.
- Upravljanje zapisima (Records Managment – RM) – koristi se za praćenje i zaštitu transakcijskih podataka nastalih u provedbi poslovnih procesa organizacije (npr. računovodstvo, prodaja, ugovaranje i sl.).
Zašto nam je potreban sustav za upravljanje dokumentacijom i sadržajem?
Svima nama je dobro znano koliko problema nosi loše upravljanje dokumentacijom. Često se dogodi da tražimo neki dokument kojeg nema, a sigurni smo da smo ga pohranili, i čak smo uvjereni da znamo gdje. Postoje sustavi koji nam to olakšavaju, koji nam omogućuju da pohranjujemo dokumente na jedno centralno mjesto i da upravljamo cijelim životnim ciklusom istih, od faze izrade do arhiviranja.
Šest razloga zašto je DMS sustav važan
1. Značajno bolja suradnja i komunikacija
2. Pouzdanija kontrola verzije dokumenata
3. Informacije se daju i saznaju na vrijeme
4. Ušteda vremena i troškova
5. Olakšan pristup i osobama koje rade od kuće
6. Povećana produktivnost
Implementacijom sustava za upravljanje sadržajem organizaciji se omogućava da sama uređuje svo web, odnosno da se usredotočiti na izradu novog sadržaja na webu kako bi se omogućilo da posjetitelji pronađu ono što ih interesira.
Kako Vam ZIH može pomoći?
U navedenom području ZIH Vam nudi sljedeće usluge:
- Konzultantske usluge
- Upravljanje poslovnim procesima – Modeliranje poslovnih procesa (As-Is i To-Be)
- Izrada tehničke specifikacije za implementaciju sustava upravljanja dokumentacijom i sadržajem
- Edukacije iz navedenog područja:
Možda Vas interesiraju i ove naše usluge i edukacije:
Zašto ZIH?
ZIH ima bogato iskustvo u projektima koji obuhvaćaju pripremu implementacije sustava za upravljanje dokumentacijom i sadržajem, kroz identifikaciju i modeliranje poslovnih procesa te izradu tehničke specifikacije sustava.
