Projekti kao mehanizam promjene
Svaka organizacija, bila privatna ili javna, kontinuirano ima potrebu za pokretanjem projekata kojima će unaprijediti postojeći način rada, uskladiti se sa zakonskom regulativom, implementirati neku novu tehnologiju ili sagraditi neki objekt. Cilj svakog takvog projekta jest ostvariti željene promjene i povećati poslovnu vrijednost, slika 1. Projektima je moguće ostvariti različite mjerljive vrijednosti, kao što je povećanje dobiti ili tržišnog udjela, ali i nemjerljive vrijednosti poput prepoznatljivosti na tržištu, strateškog usklađivanja, reputacije i slično.
Slika 1. Projekti stvaraju promjene i povećavaju poslovnu vrijednost
U takvim situacijama neminovno svatko treba dobrog voditelja projekta kojem s povjerenjem može dati vođenje važnog projekta i znati da će on biti uspješno realiziran u postavljenim vremenskim, financijskim i kvalitativnim okvirima.
U vođenju projekata najvažnija je dobra organizacija svih aktivnosti, planiranje i nadzor te ljudi, njihov odabir po principu „pravi čovjek na pravom mjestu“, stručnost i međusobni odnosi. Naravno da su uz to važni i ostali resursi i uvjeti u kojima se odvija projekt, ali ako su dobro uspostavljeni procesi i ljudi na projektu, onda su ostvareni ključni preduvjeti za uspješan završetak projekta.
Upravljanje projektima prema PMBoK-u
Svjedoci smo da se na tržištu sve više pojavljuje potreba za angažiranjem voditelja projekata, kako u svrhu stalnog zaposlenja, tako i u svrhu privremenog angažmana na nekom aktualnom projektu. Vrlo često naručitelji ne znaju koje kriterije bi postavili pri odabiru voditelja projekata ili je osnovni kriterij najniža cijena, što u konačnici može rezultirati neadekvatnim angažmanom i neuspješnim projektom. Kako bi se takve situacije izbjegle, na međunarodnoj razini su donesene smjernice za uspješno vođenje projekata i uspostavljeni mehanizmi certifikacije voditelja projekata. Jedan
od mogućih pristupa pruža i PMI – Project Management Institute putem svojeg PMBoK Guide-a i PMP – Project Management Professional certifikacije. Preporuka je slijediti neke od međunarodnih smjernica kako bi se izbjegli neuspjesi u provedbi projekata.
PMBoK daje smjernice kako koristiti alate, tehnike i procese nužne za uspješno vođenje projekata. On je i osnova za pripremu voditelja projekata koji se žele certificirati i steći prestižnu titulu profesionalca u vođenju projekata (PMP). Sam PMBoK opisuje područja znanja kao područja upravljanja projektima za koja su definirani procesi, prakse, inputi, alati i tehnike. Područja znanja prema PMBoK-u su:
- Upravljanje integracijom projekta: uključuje procese i aktivnosti vezane za identificiranje, definiranje, kombiniranje i koordiniranje različitih procesa i aktivnosti unutar grupiranja procesa upravljanja projektom
- Opseg upravljanja projektom: uključuje procese potrebne da se osigura da će se uključiti samo rad potreban za uspješnu realizaciju projekta
- Upravljanje rasporedom projekata: Uključuje procese potrebne za upravljanje pravovremenim završetkom projekta
- Upravljanje troškovima: Uključuje procese planiranja budžeta, upravljanja financijama i kontrole troškova kako bi se projekt mogao realizirati unutar budžeta
- Upravljanje kvalitetom: Uključuje procese za ugrađivanje organizacijske politike kvalitete u faze planiranja, upravljanja i nadzora projekta po pitanju zahtjeva za kvalitetom proizvoda, kako bi se zadovoljila očekivanja dionika
- Upravljanje resursima: Uključuje procese identifikacije, nabavljanja i upravljanja resursima potrebnim za uspješnu realizaciju projekta
- Upravljanje projektnim komunikacijama: Uključuje procese potrebne za osiguravanje pravodobnog i odgovarajućeg planiranja, prikupljanja, stvaranja, distribucije, pohrane, pronalaženja, upravljanja, kontrole, praćenja i konačnog raspolaganja projektnim informacijama
- Upravljanje rizicima: Uključuje procese upravljanja rizicima, identifikacije, analize, planiranja odgovora, provedbe odgovora i praćenja rizika na projektu
- Upravljanje projektnom nabavom: Uključuje postupke potrebne za kupnju ili nabavu proizvoda ili usluga koje su potrebne u projektu, a ne može ih realizirati projektni tim
- Upravljanje dionicima projekta: Uključuje procese potrebne za identificiranje ljudi, skupina ili organizacija na koje bi projekt mogao utjecati, kako bi se analizirala očekivanja dionika i njihov utjecaj na projekt.
Ovaj sustavni pristup pomaže voditeljima projekata da steknu potrebna znanja, ali i vještine koje su nužne za uspješno vođenje projekata. Uz specijalistička znanja, voditelji projekata trebaju biti dobri organizatori i planeri, lideri, komunikatori i motivatori te interpersonalno osjetljivi, kako bi se uspješno nosili sa složenim odnosima među članovima tima. Poželjne karakteristike su i samouvjerenost, sposobnost donošenja odluka i preuzimanja rizika, kao i otvorenost za mišljenja drugih te uzimanje u razmatranje svih relevantnih ideja.
Zašto PMP certifikacija?
Dobri voditelji projekata su svjesni da je potrebno kontinuirano raditi na vlastitom unapređenju i stjecanju novih znanja i iskustava. Žele se razlikovati i biti prepoznati kao uspješni voditelji projekata. Dobar put ka postizanju tog cilja jest i vlastita certifikacija i dobivanje PMP titule.
Temeljna prednost koju tvrtke mogu ostvariti ulaganjem u znanje i certificiranje svojih voditelja projekata jest smanjenje rizika od neuspješnog vođenja vlastitih projekata, a samim tim i veći broj uspješno završenih projekata. Puno više se isplati uložiti u certificiranje svojih zaposlenika nego sanirati neuspješne projekte. Samo jedan neuspješan projekt može imati značajne financijske i nefinancijske posljedice na organizaciju.
Treba napomenuti da se 2. siječnja 2021. promijenio PMP ispit, na način da se fokusira na tri domene: Ljudi, Procesi i Poslovno okruženje. Također, razlika je i u postotku pitanja koja dolaze iz pojedinih domena. Najveći broj pitanja (92%) dolazi iz domene Ljudi i Procesi. Mijenja se i tip pitanja, na način da se polovica pitanja može očekivati iz agilnog / hibridnog pristupa. Zadnje izdanje PMBoK-a daje smjernice za postupanje pri agilnom vođenju projekata koje je sve zastupljenije. Novi ispit sastoji se od 180 pitanja i potrebno ga je završiti u roku od 230 minuta. Moguće su ukupno dvije 10-minutne pauze. Pitanja su kombinacija višestrukog izbora, više odgovora, povezivanja, hotspot pitanja i ograničenog popunjavanje praznih mjesta.
ZIH kroz svoju PM akademiju pruža praktična znanja prema zadnjoj verziji PMBoK-a i temeljem višegodišnjeg bogatog iskustva u vođenju različitih tipova projekata. U obzir je uzet način vođenja projekata u klasičnom i agilnom pristupu. Kroz praktične vježbe i rad na vođenju projekta, polaznici akademije odrađuju sve poslove nužne u pojedinom području znanja te na taj način postaju spremni voditi projekte u svojim organizacijama te položiti PMP ispit.
