Što je Data Governance, zašto i kako ga implementirati u organizaciji?
Kada se priča o Data Governance-u ili upravljanju podacima mnogi stručnjaci će reći kako su
„podaci nafta 21. stoljeća“. Kako je nafta u 20. stoljeću omogućila industrijsku revoluciju, tako podaci danas omogućuju organizacijama da ostvare prihode. Naravno, u slučaju da organizacije znaju kako koristiti podatke. Za većinu organizacija podaci stvaraju vrijednost, tj. prihod. Razumijevanje podataka koji stvaraju prihod, kao i utjecaj loše kvalitete podataka na ostvarenje prihoda, izazov je data governance-a.
Postavlja se pitanje: „Na koji to način data governance može omogućiti organizacijama da ostvare prihode?“
Data governance je skup postupaka koji osiguravaju da se važnim podacima unutar tvrtke upravlja na strukturirani način, te da se podacima može vjerovati. Na taj način se jasno uspostavlja i odgovornost za bilo kakve negativne posljedice zbog niske kvalitete podataka. To je kontrola koja osigurava da unos podataka od strane člana operativnog tima ili automatiziranih procesa zadovoljava jasne standarde, kao što su poslovna pravila, definicije podataka i ograničenja integriteta podataka u modelu podataka. Omogućava dosljednost podataka, povećava dostupnost i sigurnost podataka, povećava performanse obrade podataka i omogućava reviziju podataka.
Data governance je u biti poboljšanje poslovnih procesa u domeni strateškog upravljanja podacima. Svrha mu je orkestrirati ljude, procese i tehnologiju, kako bi se organizaciji omogućilo bolje korištenje podatkovne imovine te povećalo povjerenje u nju. Time se osiguravaju dosljedno definirani podaci (podatkovni rječnik), njihovo dobro razumijevanje unutar cijele organizacije te povećanje upotrebe i povjerenja u podatke. To rezultira efikasnijim donošenjem odluka na svim razinama, ali i usklađivanjem s regulatornim zahtjevima koji mogu biti stavljeni pred organizaciju.
Kako to ostvariti?
Prvo je potrebno utvrditi na kojem stupnju zrelosti se organizacija nalazi iz perspektive data governance-a. Više je metodologija i načina utvrđivanja razine zrelosti, kao i samih razina zrelosti. Generalno se može zaključiti da što je veći stupanj usvojenosti data governance-a, to je veći povrat za organizaciju, a istovremeno i manji rizik. To je ilustrativno prikazano na sljedećem grafu.
Nakon što se identificira razina zrelosti, potrebno je definirati misiju i viziju projekta te se odlučiti za metodologiju implementacije data governance-a. Metodologija sadrži principe i procese upravljanja podacima, uloge i odgovornosti, organizacijsku strukturu, zahtjeve kvalitete podataka i kontrolne mjere.
Aktivnosti koje metodologija treba uključiti su:
- definiranje politike, standarda, procedura, arhitekture, metrika
- izrada projektnog plana (roadmap)
- razvijanje kataloga informacijske movine kao osnove za daljnje aktivnosti implementacije i provođenja procedura data governance-a
- komuniciranje o podacima kroz cijelu organizaciju
- promoviranje važnosti podatkovne imovine
- provođenje projekata upravljanja podacima
Neki od ishoda implementacije data governance-a su:
- postavljanje poslovnih sudionika kao vlasnika informacija – definiranje uloga i odgovornosti za određeni skup podataka (data set)
- pozicioniranje problema u vezi poslovnih podataka kao multifunkcionalnih (nisu samo problem IT-a nego i ostalih funkcija)
- podacima se upravlja odvojeno od aplikacija – mora se osigurati kvaliteta podataka prije njihovog unosa u aplikacije.
Osnovni pojmovi u data governance-u: dataset, data dictionary, data owner, data steward…
Dataset predstavlja skup podataka nad kojima se želi obavljati data governance. Na njih se dodaju uloge, kao što su data owner-i (vlasnici), data steward-i (upravitelji), data user-i (korisnici) itd. Data steward-i dobivaju odgovornosti kojima se definira tko je odgovoran za koji pojam, kategoriju, imovinu itd.
Data dictionary predstavlja repozitorij meta-podataka. To je centralizirani repozitorij informacija o značenjima, vezama, izvorima, korištenju podataka (tablice, atributi).
Business glossary je poslovni rječnik u kojem se objašnjava značenje poslovnih termina i njihovih odnosa s data dictionary-em. Svaki pojam može se opisati kratkim ili dugim opisom, ali i dokumentom, a pojmovi se hijerarhijski razvrstavaju.
Information governance catalog predstavlja data dictionary i business glossary na istom mjestu. Nudi razumijevanje što određeni poslovni pojam znači i na koju podatkovnu imovinu se odnosi.
Lineage (sljedivost) – grafički prikaz sljedivosti nekog pojma od nekog izvještaja pa sve do kolona i tablica izvornog sustava koji sudjeluje u kreiranju te vrijednosti koja ulazi u poslovni pojam.
Iz svega navedenog moglo bi se pomisliti da je data governance zadatak IT odjela u organizaciji i da bi se isključivo IT trebao baviti njime. To naprosto nije točno jer IT odjel ne stvara podatke. Podatke stvaraju poslovni korisnici. Data governance treba povezati IT i poslovnu stranu organizacije kako bi se stvorio „zajednički rječnik“ te se tako eliminirali troškovi uzrokovani trošenjem vremena i resursa za npr. razvoj nepotrebnih proizvoda, usluga ili funkcionalnosti. Krivo tumačenje ili kontradiktorni podaci mogu dovesti do pogrešnog razumijevanja potreba korisnika i donošenje odluka koje će imati negativne posljedice na organizaciju.
